Los proyectos de diseño creativo pueden variar en tamaño y complejidad, pero hay algo que se mantiene constante: el papel crucial de los Project Managers (Gestores de Proyectos) y los Creative Ops (líderes Operativos para equipos de Creativos). Un PM es verdaderamente un "todoterreno", equilibrando la planificación, la comunicación, la gestión del presupuesto, la revisión del diseño, la gestión del equipo, la resolución de problemas y los conocimientos de la industria para garantizar que cada proyecto cumpla con sus objetivos, desarrollándose sin contratiempos y produciendo resultados de alta calidad.

Decidimos preguntarle a Valentino, uno de los Project Managers de Indi, sobre sus experiencias como PM: lo que ha funcionado para él, lo que no y todo lo que ha aprendido en el camino. El rol de PM es único en el sentido de que, sin importar cuántos cursos tomes o guías crees, cada proyecto es una nueva aventura y la mayor parte del aprendizaje ocurre mediante la práctica. Es por eso que pensamos que sería una gran oportunidad compartir la sabiduría de Vale y reflexionar sobre lo que hace que la gestión de proyectos sea exitosa, incluso en las situaciones más difíciles. A continuación, escucharemos a Vale:

¿Cuál es la mejor parte de ser un PM?

Ser un Project Manager es un rol emocionante debido a la diversidad de tareas y proyectos en los que estás involucrados. A diferencia de otros trabajos, que pueden implicar tareas rutinarias, la gestión de proyectos requiere creatividad, junto a la capacidad de adaptar soluciones pensadas para cada proyecto por separado. Esto lo convierte en un trabajo lleno de nuevos desafíos.

Uno de los aspectos más gratificantes de ser un PM es el impacto que tenemos, no solo en el cliente, sino también en el equipo. Al asegurarnos de que todo se desarrolle de manera eficiente y óptima, podemos crear un entorno de trabajo saludable y fluido. Esto es importante porque permite que todos rindan al máximo, conduciendo a mejores resultados para el proyecto y el cliente.

Además, ser un PM requiere una amplia gama de habilidades, desde la comunicación y el liderazgo hasta la facilitación de soluciones y la gestión del tiempo. Estas habilidades no solo son valiosas en el lugar de trabajo, sino que también son aplicables a otras áreas de la vida.

¿Cuáles crees que son las 3 cualidades más importantes de un buen PM?

En primer lugar, la profesionalidad, que incluye la atención al detalle, la comunicación asertiva y el compartir los conocimientos adquiridos.

A continuación, la capacidad de emplear el pensamiento de conjunto, que resulta útil al planificar, anticipar problemas y buscar soluciones creativas.

Y finalmente, las habilidades de relaciones humanas, como escuchar activamente, respetar y buscar ponerse en los zapatos de los demás.

¿Cuáles son tus actividades diarias como Project Manager de equipos creativos?

Mi día a día se centra en garantizar el éxito de los proyectos de diseño y desarrollo. Esto incluye:

• Planificar y organizar las tareas y actividades diarias del proyecto

• Comunicarme regularmente con los distintos equipos (interno y cliente) para que todos estemos en la misma página

• Mantener contacto constante con el equipo interno para asegurarse de que trabajen de manera efectiva y sin obstáculos

• Gestionar los presupuestos para mantener el proyecto dentro del alcance

• Revisar los diseños para verificar que cumplen con los requisitos del proyecto

• Resolver cualquier problema que surja

• Mantenerse actualizado sobre las tendencias de la industria

En última instancia, mi objetivo es asegurarme de que el proyecto se desarrolle según lo planeado y produzca excelentes resultados. Esto requiere una combinación de organización, comunicación, liderazgo y creatividad, y me enorgullece mucho gestionar todos los aspectos del proyecto para asegurar su éxito.

¿Cuál es el mejor consejo que podrías darle a un PM que recién está comenzando?

¡Sé curioso y nunca dejes de investigar! Los cursos y los libros pueden ser los cimientos fundamentales para tu carrera cuando recién estás empezando, pero no te quedes ahí. Sumergite en nuevas experiencias y preguntale a aquellos que tienen más experiencia.

¿Qué hace que un proyecto sea exitoso?

Varios factores contribuyen al éxito de un proyecto creativo:

• Definir metas y objetivos claros, alineados con el alcance del proyecto para lograr alcanzar metas de manera eficiente

• Establecer una comunicación abierta entre los miembros del equipo, incluyendo reuniones y etapas de colaboración recíproca

• Enfocarse en el diseño centrado en el usuario, prestando atención a los detalles y asegurando consistencia

• Gestionar los recursos de manera efectiva para mantenerse dentro del presupuesto y los plazos

• Fomentar una dinámica de equipo positiva y una cultura de trabajo colaborativa. Esto fomenta la creatividad e innovación, mejorando la calidad del trabajo.

¿Qué factores pueden llevar a que un proyecto no alcance su máximo potencial?

En nuestra industria, el tiempo es dinero. Esto significa que cuando un proyecto no sale como se planeó, puede ser una fuente de frustración y carga financiera para todos los involucrados. Incluso con una planificación meticulosa, los proyectos pueden quedarse cortos en sus objetivos previstos. Creo que los siguientes tres factores contribuyen significativamente a tales fracasos, especialmente en el ámbito de los proyectos de diseño digital:

• Metas y objetivos poco claros: Sin metas y objetivos claramente definidos, se vuelve difícil evaluar el progreso y evitar excederse con el alcance del proyecto. Por eso es crucial establecer definiciones precisas, planificar de manera efectiva, establecer metas alcanzables, asignar correctamente tareas y recursos adecuados.

• Comunicación inadecuada: La comunicación efectiva es fundamental para la gestión exitosa de proyectos. Fomenta la claridad, la responsabilidad y la finalización oportuna. El hecho de tener canales de comunicación regulares y abiertos ayudan a minimizar malentendidos, garantizando la alineación entre los miembros del equipo y evitando plazos incumplidos.

• Investigación insuficiente: La falta de una investigación exhaustiva puede ser perjudicial para los proyectos de diseño digital. Sin una completa comprensión de las necesidades del usuario, las tendencias de la industria y los competidores puede llevar a decisiones de diseño deficientes. Una investigación adecuada ayuda a identificar el público objetivo, descubrir las preferencias de los usuarios y crear diseños con impacto efectivo.

Abordando de forma pro-activa estos factores durante las etapas iniciales del ciclo de vida del proyecto aumentará la probabilidad de éxito y minimizará el riesgo de fracaso.

¿Tenes algún consejo para tener una conversación exitosa al realizarle una entrega a un cliente?

En mi experiencia, hay algunos pasos que se pueden seguir para aprovechar al máximo la presentación:

• Tener una llamada previa con el equipo interno para comprender completamente el entregable que estás presentando

• Establecer una agenda previa para alinearse entre todos

• Pedir permiso para grabar la conversación y tomar notas

• Después de la llamada, enviar un correo electrónico de seguimiento resumiendo la conversación y cualquier acuerdo alcanzado, al mismo tiempo que invitas a generar comentarios asincrónicos

• Ofrecer hasta 48 horas para recibir comentarios antes de aplicarlos y pasar al siguiente entregable

Imagina esto: se acerca la fecha de entrega en dos días, pero el equipo no está al tanto del cronograma, por lo que los entregables no están listos. ¿Cómo manejas esta situación?

Incluso en un equipo remoto, con una comunicación constante, un proyecto nunca llegará a este punto. Sin embargo, cuando te enfrentas a un contratiempo como este, lo mejor es actuar en lugar de quedarte atrapado en discusiones o arrepentimientos improductivos. Programa una llamada interna para evaluar el progreso en las próximas 48 horas y luego envía al cliente un plan de acción basado en los comentarios del equipo. Si no se puede avanzar, programa una reunión cara a cara con el cliente para explicarles y reprogramar el entregable. Solo como último recurso, podríamos considerar ajustar el precio, especialmente si el retraso tendrá consecuencias financieras para el cliente. Es clave la empatía y tener un plan para tranquilizar las preocupaciones del cliente.

Para evitar problemas futuros, asegúrate de tener una comunicación constante entre el equipo interno y el cliente. Inclusive podes aborda lo sucedido en una reunión retrospectiva interna.

¿Qué tan importante crees que es tener una buena relación con los clientes durante los proyectos? ¿Qué haces para generar esto?

En mi opinión, tener una buena relación con el cliente (así como con el equipo) es crucial. No se trata de ser "amigos" del cliente, sino de construir una relación basada en la confianza y el respeto mutuo. Personalmente, me esfuerzo por lograr esto a través de una comunicación clara y transparente en todo momento. Crear un ambiente de trabajo en equipo interdisciplinario, donde todos estén trabajando en la misma dirección, es clave. Esto da la impresión al cliente de que no son equipos separados, sino una unidad cohesiva trabajando hacia el mismo objetivo. Ah, y una cosa más: es cierto que el cliente es el experto final en su negocio, por lo que escuchar activamente es significativo y necesario.

¿Cómo manejas la frustración dentro de tu equipo o con los clientes?

Como PM, estás constantemente bajo demanda desde diferentes frentes. Por eso es crucial ser impecable en tus comunicaciones, sin dejar espacio para suposiciones y no tomando nada de forma personal. Se trata de transmitir calma y mantener relaciones saludables.

Además, saber cuándo resistir y cuándo ceder es clave. A menudo, los clientes están presionados por inversores o partes interesadas que esperan resultados rápidos y efectivos. O tal vez un miembro del equipo está pasando por una situación personal difícil. Somos seres humanos y nuestro trabajo no implica salvar vidas en una sala de operaciones. Lo que quiero decir es que nada es una cuestión de vida o muerte, todo tiene una solución. Respira y recuerda que mañana será otro día.

Mi receta: crear una instancia de comunicación sincrónica entre los involucrados para discutir la situación cara a cara y buscar soluciones.

¿Cuál ha sido el mayor desafío en tu desarrollo personal o profesional como director de proyecto?

¡Ser flexible! Como Project Manager, mi trabajo es dar estructura a los proyectos. Pero cada proyecto tiene giros y vueltas inesperadas, por lo que tuve que aprender a pensar rápidamente y ajustar los planes cuando sea necesario.